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Dix trucs pour exploiter le courriel efficacement

Vous échangez fréquemment par courrier électronique des documents avec vos collaborateurs externes? Vous devez gérer de nombreuses rencontres et activités? Voici dix conseils pour augmenter l’efficacité de vos échanges...

Le champ « Objet » (le titre du message):

1. Indiquez toujours dans le champ « Objet » la teneur exacte du message. Le temps que vous consacrez à bien nommer vos messages sera largement récompensé lorsque vous ou votre collaborateur aurez un besoin urgent d’une information dans l’un de vos messages.

2. Dans le même esprit, si vous devez traiter de deux sujets avec votre interlocuteur, créez deux messages et donnez à chacun un titre distinct. Demandez à votre correspondant de répondre de façon distincte à chaque message. Cela facilitera le suivi des échanges et la localisation des messages.

3. Lorsque vous utilisez la commande « Répondre » de votre logiciel de courrier électronique, respectez le sujet d’origine. Évitez de lancer un autre sujet en conservant le même objet. Optez plutôt pour un nouveau message (ou alors prenez le temps de modifier le champ objet).

4. Au lieu d’accumuler les « Re : RE : Re : » qui précèdent le titre du message, modifiez plutôt le contenu du champ objet afin de refléter la progression du dossier. Par exemple, remplacer « Rapport à la direction - pour commentaires » par « Rapport à la direction - commentaires et confirmation de la date de présentation ».

Les fichiers joints:

5. Convenez avec votre interlocuteur d’une façon de nommer les documents que vous allez vous échanger par courrier électronique. Par exemple, j’utilise la codification suivante : « rapport-00-XY.rtf » ou « rapport » indique le contenu du document, « 00 » indique, sur deux chiffres, le numéro de version du document (j’atteint rarement les 99 versions mais je dépasse souvent la dizaine!) et « XY » indique les initiales de la dernière personne ayant modifié le document. Par exemple, ce document porte actuellement le nom « chronique_2-01-JL.rtf » Je fais une exception pour la version finale du document. Si je reçois les derniers commentaires de mon client PL sur une présentation PowerPoint sous le nom « pres_direction-15-PL.ppt », j’enverrai la version finale du document « pres_direction-16-final.ppt ».

6. Si vous devez échanger de nombreux documents lors d’un même envoi, utilisez un logiciel de compression (tel que WinZip) pour les regrouper en un seul fichier et joignez ce fichier à votre message. En plus d’accélérer le transfert, le temps investit sera largement compensé lors de l’attachement mais surtout à la réception du message. Assurez-vous que votre destinataire dispose d’un logiciel pour ouvrir les fichiers ZIP (les plus récentes versions de Windows peuvent lire ces fichiers).

7. Évitez de joindre à vos messages des fichiers plus gros qu’un megaoctet. Renseignez-vous sur la capacité de la boîte postale de votre interlocuteur. Si le fichier est trop volumineux, utilisez plutôt un système d’échange de documents (dont je vous parlerai dans une prochaine chronique).

Gestion du temps et des activités:

8. Si vous utilisez le même logiciel que votre consultant pour gérer vos rendez-vous, vous pouvez utiliser le courrier électronique pour inscrire vos réunions ou confirmer vos rendez-vous dans les deux agendas. Par exemple, pour proposer une date de réunion avec Microsoft Outlook, créez un nouvel item dans le calendrier et indiquez l’ordre du jour ou tout autre renseignement utile. Ensuite, cliquez sur « Inviter des participants » dans la barre de bouton et indiquez dans la zone « A : » l’adresse de votre collaborateur. Lorsque celui-ci recevra l’invitation, il pourra « Accepter » le rendez-vous ou « Proposer un nouvel horaire ». Dans votre item, l’onglet « Suivi » permettra de vérifier qui a confirmé sa participation à la réunion.

9. Vous pouvez aussi assigner des tâches par courrier électronique. Par exemple, avec Microsoft Outlook, créez une nouvelle tâche et cliquez sur « Assigner une tâche » et indiquez l’adresse du collaborateur. Au besoin, indiquez les renseignements sur la tâche, sa priorité et son échéance. Votre correspondant recevra un message « Demande de tâche ». Il pourra l’accepter, puis, au besoin envoyer des rapports d’état qui vous tiendront au courant de l’avancement et de la terminaison de la tâche.

Pour agir immédiatement:

10. Pour éviter que les messages de votre consultant ne soient confondus avec les dizaines de messages moins importants qui s’accumulent dans votre boîte de réception, utilisez l’assistant « Gestion des messages » (dans le menu « Outils » d’Outlook) pour créer une règle qui vous signale immédiatement l’arrivée de ses messages (même si vous travaillez dans un autre logiciel). Vous pouvez créer une règle pour chaque correspondant mais je préfère créer une règle associée à un sous dossier de mon dossier « Contacts » que j’appelle « Privilège ». Je copie dans ce dossier les fiches de mes correspondants prioritaires. Il m’a suffit de créer une règle pour « Vérifier les messages à leur l’arrivée », pour les messages dont « l’expéditeur est dans le carnet d’adresses Privilège » en demandant de « m’avertir en utilisant un message spécifique ». Dès lors, Outlook me signale immédiatement l’entrée de tous messages provenant des collaborateurs qui existent dans ce carnet d’adresse.

N’oubliez pas de convenir avec votre collaborateur de la façon d’utiliser ces outils. Par exemple, évitez d’envoyer une assignation de tâche sans avertissement. Cela pourrait donner à votre collaborateur une impression étrange. Utilisé efficacement, le courrier électronique améliore la communication, le travail collaboratif et le suivi des activités. Mais il ne faut pas oublier la collaboration s’appuie sur de bonnes relations qui, elles, s’enrichissent par les contacts directs!

Jean Lalonde
2003-08-19

Cette chronique a été publiée initialement sur AgentSolo.


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